Make your own free website on Tripod.com

Bestyrelsemøde den 27. august 2003 kl. 16.00


Tilstede: Jeff, Mads F., Lars og Mads T. (referant)


  1. Leo’s sedler
Vi havde en snak om effekten og mængden af Leos sedler i klubhuset. Det er godt, at Leo har opsyn med Bådhuset. Men vi vil gerne finde en anden løsning end sedler i mere eller mindre pæn tone. Der har ikke været bestyrelsesmøde i Gallo siden april, da Gyda fortsat er sygemeldt. Lars kontakter Leo, og prøver at få en ordning om, at Leo kontakter en fra Njords bestyrelse, når der er nogle forhold, som han er utilfreds med. Så lover vi ham en hurtig tilbagemelding og evt. et fælles opslag fra Njord og Gallo.

  1. Status på toilettet
Lars snakker med Leo og spørger efter en ’deadline’. Hvis der ikke er sket nyt inden 15. september, så prøver vi selv at kontakte nogle entreprenører.

  1. Status på kystsikring
Leo har fået en tilladelse fra Kystinspektoratet til at sikre den strækning indtil 9. måned 2004. Leo har rykket Danjord for et tilbud på udlægning af kampesten. Leo vil snarest give os en tilbagemelding. Mads T. følger op og sender en mail til Njords bestyrelsen, når der er nyt. Vi skal nok kontakte Naturforvaltningen inden udlægning af stenene.

  1. Aktivitetsniveau i eftersommeren
De sidste par år har budt på stor aktivitet før sommerferien og noget mindre niveau efter ferien. Det er måske naturligt, da vejret og vandet bliver køligere. Men vi vil gerne prøve at skabe nogle aktiviteter i efteråret. Blandt andet vil Lars arrangere sejlads i turkajakker ude fra kajakklubben Viking torsdag den 4. september. Mads T. vil prøve at arrangere kajakpolo med Århus Kajakpoloklub. Endvidere deltager Lars og Jeff i kurset ”Medlemssucces – fastholdelse og rekruttering ” arrangeret af Idrætssamvirket den 22. oktober. Kurset koster 50,- pr. næse, som Njord betaler.
I løbet af vinterhalvåret vil vi prøve at arrangere nogle seancer i svømmehalen. Måske er der nogle, som har lyst til at arrangere en julefrokost ??

  1. Endelig beslutning omkring instruktørrettigheder
Bestyrelsen havde lige før sommerferien mailet rundt til instruktørerne og –følene for at få et par gode råd omkring, hvor vidt instruktører / ledelse skal have nogle specielle rettigheder. Vi har fået en del tilbagemeldinger, og der var ingen, som mente, at det var en god ide !! Derfor har bestyrelsen besluttet, at alle medlemmer i Njord er lige stillet. Det betyder, at også instruktører kun kan tage én gæst med i henhold til gæstepadlerordningen. Endvidere skal instruktører og ledelsen betale fuld kontingent. Dog vil bestyrelsen opfordre instruktørgruppen til, at de tilgodeser instruktørerne med nogle instruktørtrænings seancer, hvor klubben afholder en del / hele udgiften.

  1. Endelig beslutning omkring udlån af kajakker
Endvidere havde vi bedt instruktørerne og –følene om et par gode råd omkring udlån af kajakker. På baggrund af tilbagemeldinger har bestyrelsen besluttet, at det ikke er muligt at leje kajakker gennem Njord. Det står dog de enkelte medlemmer / instruktører frit for at kontakte de enkelte kajakudlånere for at låne / leje nogle kajakker direkte af dem.

  1. Ajourføring af medlemsdatabasen
Mads F. og Mads T. mødes torsdag 11. september for at få overblik over nøgleindehavere. Herefter opdateres medlemslisten på Group Care og der vil blive sendt breve ud til tidligere medlemmer med en nøgle med krav om tilbagelevering af nøglen.

  1. Status på udstyr
Erik leverer skørter for 2.000,- kr. (restance i forbindelse med glasfiberkajakkerne).
Mads F. checker op på betaling af kajakker og tilskuddet fra Idrætssamvirket.
Lars og Jeff checker alle kajakker og grejet i den kommende tid.
Lars, Jeff og Mads F. tager ned i Spejder Sport for at undersøge mulighederne for en rabataftale – dels på klubniveau og dels for de enkelte medlemmer.

  1. Døren
Vi laver selv døren i Bådhuset ud mod vandet. Døren blev målt op, og Mads T. står for indkøb af materialer. Herefter indkaldes via mail til arbejdseftermiddag.

  1. Materiale fra Dansk Kano- og Kajakforbund
Vi har modtaget nogle medlemsblade fra Dansk Kano- og Kajakforbund (DKKF), som blev runddelt. Til det førstkommende instruktørmøde tages bladene med, så de enkelte instruktører kan gennemse dem. Herefter kan vi tage en snak om et evt. medlemskab af DKKF.
Som opfølgning af vores forsikringssnak, så har vi fået en mail fra en konsulent fra DKKF. Vores instruktører vil være dækket forsikringsmæssigt selvom der er involveret betaling – f.eks. polterabends. Men bestyrelsen fastholder sin beslutning om, at betalingsarrangementer ikke kan finde sted i Njord regi.

  1. Ventelisten
Medlemstilgangen har i år været meget spredt hen over foråret og starten af sommeren. Og det er ikke optimalt. Det skyldes vores ventelisteordning, hvor de første på listen kan have stået der i et par år. Når de så endelig for tilbudet om medlemskab, så er de måske flyttet, har skiftet adresse eller slet ikke interesseret længere. Det har i år betydet, at Mads F. – for at få 30 nye medlemmer - har måtte sende brev ud til 100 fra ventelisten!!
Derfor har bestyrelsen besluttet at afskaffe ventelisten fra og med 1. oktober 2003. Herefter vil der årligt blive afholdt en indmeldelsesdag, hvor nye medlemmer optages efter først-til-mølle princippet. Kontingentet skal betales kontant. Dog vil vi tilgodese de nuværende personer på ventelisten med en før-først-til-mølle dag, som ligger forud for indmeldelsesdagen.
’Køreplanen’ ser fremover således ud:


DATO AKTIVITET

1. oktober 2003 Brev udsendes til ventelisten med beskrivelse af den nye ordning
Indmeldelsesdagen annonceres på vores hjemmeside.
Morten (som har været kontaktperson til ventelisten) informerer ved
henvendelse om indmeldelsesdagen og henviser til hjemmesiden.
1. december 2003 Girokort til nuværende medlemmer udsendes
1. januar 2004 Betalingsfrist på girokortet
15. januar 2004 Antal fornyet medlemskaber afklaret
31. januar 2004 Personer på ventelisten kan møde op og indmeldes efter først-til-mølle
princippet op til 100 medlemmer. Kontingentet betales kontant.
1. februar 2004 Indmeldelsesdag. Evt. ledige pladser op til 100 medlemmer udfyldes efter
først-til-mølle princippet. Kontingentet betales kontant.
Indmeldelsesdag for 2005 annonceres på hjemmesiden
15. marts 2004 Årsdag – hvor både nye og gamle medlemmer kan møde op


  1. Hjemmesiden
Mads T. snakker med Göran omkring layoutet på hjemmesiden. Måske er vi nødt til at betale for hosting af hjemmesiden.



Mødet sluttede kl. 18.00


Side # af